Digitalizarea proceselor

Digitalizarea înseamnă mutarea proceselor care se fac acum pe hârtie sau în zeci de fișiere Excel în sisteme în care datele se introduc o singură dată și se văd de toată lumea. Începem întotdeauna de la procesul real, nu de la tehnologie: mai întâi înțelegem cum lucrați, apoi alegem ce merită automatizat.

Câte ore pe lună se pierd cu hârtii?Alegem împreună un proces și calculăm ce economisești.

SOLICITĂ OFERTĂ →

Mână folosind un stylus pe o tabletă, într-un birou modern

CE INCLUDE

Pornim de la proces, nu de la tehnologie.

Analiza procesului actual și identificarea pașilor care se pot elimina

Formulare digitale în locul hârtiilor completate manual

Fluxuri de aprobare cu traseu clar și notificări automate

Arhivă de documente cu căutare, drepturi de acces și istoric

Semnătură electronică pentru contracte și documente interne

Rapoarte care se generează singure, din datele deja introduse

Instruirea echipei și trecerea treptată de la vechiul mod de lucru

PENTRU CINE E POTRIVIT

Firme care lucrează pe hârtieFișe, bonuri, cereri și aprobări care circulă fizic între birouri.

Firme cu zeci de fișiere ExcelCând fiecare departament are versiunea lui și cifrele nu se potrivesc niciodată.

Firme care raportează greuCând o situație lunară cere două zile de adunat date din mai multe locuri.

CUM LUCRĂM

Patru pași, fiecare cu un rezultat pe care îl vezi.

1
Cartografiere
Urmărim un proces de la început până la sfârșit și notăm fiecare pas, inclusiv pe cei care nu apar în proceduri.
2
Alegere
Stabilim ce se digitalizează întâi: alegem procesul cu cel mai mare câștig și cel mai mic risc.
3
Construire
Configurăm formularele, fluxul și rapoartele, apoi le testăm cu oamenii care le vor folosi.
4
Extindere
După ce primul proces merge, trecem la următorul, cu experiența acumulată.

ÎNTREBĂRI FRECVENTE

De unde începem digitalizarea?

De la un singur proces, nu de la toată firma. Alegem ceva care se repetă des, consumă timp și nu e critic dacă are o săptămână de rodaj. Un prim rezultat vizibil convinge echipa mult mai bine decât un proiect mare care durează un an.

Trebuie să schimbăm programul de contabilitate?

De regulă nu. Lucrăm în jurul sistemelor pe care le aveți și le conectăm acolo unde se poate. Înlocuirea unui program important se propune doar dacă el este chiar sursa problemei.

Cât costă un proiect de digitalizare?

Depinde de câți pași are procesul și de câte sisteme trebuie conectate. După cartografiere primești o ofertă pe etape, ca să poți porni cu un buget mic și să continui doar dacă rezultatul se vede.

Angajații se vor opune schimbării?

O parte, da, mai ales dacă schimbarea le este anunțată în ziua în care începe. De asta îi implicăm de la testare și păstrăm o perioadă în care vechiul și noul mod de lucru merg în paralel.

Se poate obține finanțare pentru digitalizare?

Da, există programe care se deschid periodic pentru IMM-uri. Pregătim partea tehnică a dosarului — descrierea soluției, lista de echipamente și estimările de cost — și colaborăm cu consultanți pentru partea de proiect. Detalii pe pagina Digitalizare și achiziții IT.